承認ワークフロー

Name: Surp MDM
Availability: LimitedAvailability

マスターデータの変更に承認プロセスを組み込むことで、データの品質を保ち、統制を強化できます。

📋 概要

承認ワークフロー機能では、マスター定義ごとに承認者を指定し、データの作成・更新・削除に承認プロセスを適用できます。

主な特徴

操作ごとの承認設定: 作成・更新・削除それぞれに承認の要否を設定可能
承認者の柔軟な指定: マスター定義ごとに承認者を個別に指定
申請から承認までの一元管理: 申請者と承認者が同じ画面で状況を確認
変更内容の可視化: 承認前に変更の詳細を確認可能

🚀 承認設定の方法

1. マスター定義で承認を有効化

マスター定義の編集画面を開く
- ダッシュボード → マスター定義 → 対象の定義を選択
- 「編集」ボタンをクリック
承認設定セクションで設定
- 新規作成時に承認を要求: データの新規作成に承認が必要な場合にON
- 更新時に承認を要求: データの更新に承認が必要な場合にON
- 削除時に承認を要求: データの削除に承認が必要な場合にON
承認者を選択
- 承認者リストから1人以上のユーザーを選択
- 複数の承認者を指定できます（いずれか1人が承認すればOK）
確認者を選択（任意）
- 承認結果を通知したいユーザーを選択
- 確認者は承認権限を持たないが、承認/却下された際に通知を受け取る
- 部門長やコンプライアンス担当など、結果を把握しておくべき関係者を指定
保存
- 設定を保存すると、以降の操作に承認フローが適用されます

承認設定の例

パターン1: 新規作成のみ承認が必要

✓ 新規作成時に承認を要求
□ 更新時に承認を要求
□ 削除時に承認を要求
承認者: 田中太郎、鈴木花子

→ 新しいデータの追加には承認が必要ですが、既存データの編集や削除は自由に行えます。

パターン2: 更新と削除のみ承認が必要

□ 新規作成時に承認を要求
✓ 更新時に承認を要求
✓ 削除時に承認を要求
承認者: 山田次郎

→ データの追加は自由ですが、変更や削除には承認が必要です。

パターン3: すべての操作に承認が必要

✓ 新規作成時に承認を要求
✓ 更新時に承認を要求
✓ 削除時に承認を要求
承認者: 佐藤一郎、田中太郎

→ すべてのデータ操作に承認が必要です（最も厳格な設定）。

📝 承認フローの流れ

申請者の操作

データを編集または作成
- マスターデータの新規作成、更新、削除を実行
承認リクエストが作成される
- 保存ボタンをクリックすると、承認リクエストが自動作成されます
- 成功メッセージ: 「承認リクエストが作成されました」
申請状況を確認
- ダッシュボード → 承認リクエスト
- 「自分の申請」フィルターで自分の申請のみを表示
- ステータス: 保留中 → 承認待ち

承認者の操作

承認リクエスト一覧を確認
- ダッシュボード → 承認リクエスト
- 「すべて」フィルターで全員の申請を表示
- ヘッダーの通知バッジで未承認件数を確認
変更内容を確認
- 「詳細」ボタンをクリックして変更内容を確認
- 新規作成: 作成されるデータの内容
- 更新: 変更前と変更後の差分
- 削除: 削除されるデータの内容
承認または却下
- 承認する場合: 「承認」ボタンをクリック
  - コメント（任意）を入力して「承認」
  - データが即座に反映されます
- 却下する場合: 「却下」ボタンをクリック
  - 却下理由を入力して「却下」
  - 申請者に却下が通知されます

ステータスの遷移

ステータス	説明	次のアクション
保留中	承認待ちの状態	承認者が承認/却下を実行
承認済み	承認されてデータに反映済み	なし（完了）
却下	却下されてデータ反映されず	申請者が再申請（手動で再操作）

👥 確認者機能

確認者とは？

確認者は、承認権限を持たないが、承認結果（承認/却下）の通知を受け取るユーザーです。

項目	承認者	確認者
承認/却下の権限	✅ あり	❌ なし
承認リクエストの通知	✅ 受け取る	❌ 受け取らない
承認結果の通知	❌ 受け取らない	✅ 受け取る
設定の必須性	必須（承認ワークフロー有効時）	任意

確認者の活用シーン

シーン1: 部門長への情報共有

承認者: システム管理者
確認者: 各部門長

→ 部門長は承認権限を持たないが、承認結果を把握しておきたい

シーン2: 監査・コンプライアンス部門への通知

承認者: データ管理者
確認者: 監査部門、コンプライアンス担当

→ 重要なマスターデータの変更を監査部門に自動通知

シーン3: 関連部署への情報提供

承認者: 人事部
確認者: 経理部、総務部

→ 従業員マスターの変更を関連部署に通知

確認者の通知

確認者は以下の場合に通知を受け取ります:

✅ 承認時: 「〇〇マスターの変更が承認されました」
✅ 却下時: 「〇〇マスターの変更が却下されました」

通知には、マスタータイプ、操作内容、承認者名、コメントが含まれます。

🛡️ Admin ロールの特権

Admin ロールのユーザーは、承認設定があっても承認をスキップしてデータを直接保存できます。

緊急時の迅速な対応が可能
承認者が不在でもデータ操作を継続できる
Admin の操作も変更履歴に記録されます

🔍 承認リクエストの詳細確認

詳細画面で確認できる情報

基本情報

マスター種別: どのマスターに対する操作か
操作: 作成 / 更新 / 削除
ステータス: 保留中 / 承認済み / 却下
申請日時: いつ申請されたか
申請者: 誰が申請したか
処理日時: いつ承認/却下されたか（処理済みの場合）
処理者: 誰が承認/却下したか（処理済みの場合）

変更内容

作成操作の場合:

{
  "name": "新商品A",
  "code": "PROD-001",
  "price": 1980,
  "category": "食品"
}

→ 作成される新しいデータの全内容が表示されます。

更新操作の場合:

変更前:                      変更後:
{                           {
  "name": "商品A",            "name": "商品A（改訂版）",
  "price": 1000,            "price": 1500,
  "category": "食品"         "category": "食品"
}                           }

→ 変更前と変更後を並べて表示し、どこが変わったかが一目瞭然です。

削除操作の場合:

{
  "name": "旧商品B",
  "code": "PROD-999",
  "status": "廃止"
}

→ 削除されるデータの内容が表示されます。

⚠️ よくある質問

Q1. 承認者が全員退職した場合はどうなりますか？

A: データ保存時にエラーが表示されます。

エラーメッセージ:

承認者が無効になっています。管理者に連絡してマスター定義を修正してください。

対応方法:

Admin ロールのユーザーがマスター定義を編集
新しい承認者を設定
または承認設定を無効化

Q2. 自分で申請して自分で承認できますか？

A: 原則として自己承認は不可です。

ただし、以下の場合は例外的に許可されます：

承認者が申請者本人のみの場合（他に承認者がいない）

通常は、承認者を複数指定することで自己承認を防ぎます。

Q3. 却下された申請を再申請できますか？

A: はい、可能です。

却下された場合は、データは反映されていません。申請者が再度データを編集・保存することで、新しい承認リクエストが作成されます。

Q4. 承認待ちの間にマスター定義を変更したらどうなりますか？

A: 既存の承認リクエストはそのまま有効です。

ただし、承認時に最新のマスター定義のスキーマバリデーションが適用されます。スキーマが大幅に変わった場合は、承認時にエラーになる可能性があります。

Q5. 承認者は何人まで指定できますか？

A: 制限はありませんが、いずれか1人が承認すればOKです。

複数の承認者を指定した場合、最初に承認した人の判断でデータが反映されます。全員の承認が必要な「多段階承認」は現在サポートしていません。

Q6. 承認リクエストを取り消すことはできますか？

A: 現在、申請者による取り消し機能は提供していません。

却下が必要な場合は、承認者に連絡して却下してもらってください。

Q7. 過去の承認履歴を確認できますか？

A: はい、承認リクエスト一覧で確認できます。

ステータスで「承認済み」または「却下」を選択
詳細ボタンで変更内容、承認者、承認日時、コメントを確認
無期限で履歴が保持されます

Q8. 確認者と承認者の違いは何ですか？

A: 確認者は承認権限を持たないが、承認結果の通知を受け取るユーザーです。

承認者:

承認リクエストの通知を受け取る
承認/却下を実行できる
承認結果の通知は受け取らない（自分が承認したため）

確認者:

承認リクエストの通知は受け取らない
承認/却下を実行できない
承認結果の通知を受け取る（情報共有のため）

Q9. 確認者だけを設定して、承認者を設定しないことはできますか？

A: いいえ、できません。

確認者は承認ワークフローの一部として機能するため、承認ワークフローを有効にした場合、承認者は最低1人必須です。

確認者は、承認者による承認/却下の結果を通知する役割のため、承認ワークフローなしでは意味を持ちません。

💡 活用のヒント

ヒント1: 重要度に応じて承認を使い分ける

売上に直結するデータ: すべての操作に承認を設定
参照用のマスター: 承認不要で運用
頻繁に更新されるデータ: 削除のみ承認を設定

ヒント2: 承認者は複数指定する

承認者が1人だけだと、その人が不在の時に業務が止まります。バックアップとして2〜3人の承認者を指定することをおすすめします。

ヒント3: 承認コメントを活用する

承認時に「問題なし」などの簡単なコメントを残すことで、後から承認の経緯を振り返ることができます。

ヒント4: 変更履歴と組み合わせる

承認ワークフローと変更履歴機能を組み合わせることで、「誰が」「いつ」「誰の承認で」変更したかの完全なトレーサビリティが実現します。

ヒント5: 確認者を活用して情報共有を効率化

承認権限は必要ないが、変更結果を知っておくべき関係者を確認者として設定しましょう。

効果的な使い方:

部門長: 自部門に関連するマスターの変更状況を把握
監査部門: コンプライアンス観点で変更履歴を監視
関連部署: 他部署の変更を自動通知で把握

メールやSlackでの個別連絡が不要になり、情報共有が自動化されます。

🔗 関連機能

変更履歴とバージョン管理 - 承認されたデータの変更履歴を確認
RBAC（役割ベースアクセス制御） - 承認者に適切な権限を付与
マスター定義の作成 - 承認設定を含むマスター定義の作成方法

📞 サポート

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